POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES – ESPPACIO

ESPPACIO “LA APLICACIÓN”, marca de propiedad de ESPPACIO S.A.S., “en adelante LA EMPRESA DESARROLLADORA” persona jurídica registrada en la Cámara de Comercio de Bogotá, identificada con NIT No. 901.792.808-1, comprometida con el uso legal de sus datos personales y el tratamiento de acuerdo con los fines correspondientes, la seguridad y la privacidad de la información personal que recolecte, almacene, use, circule o suprima, según lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en desarrollo del compromiso institucional para el adecuado tratamiento de la información, establece medidas generales para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales contenidos en cualquier base de datos que administre LA APLICACIÓN, y cuyo titular sea una persona natural.

CONSIDERACIONES PREVIAS

LA EMPRESA DESARROLLADORA ejecuta sus actividades comerciales por medio de una aplicación que pretende funcionar como intermediario entre la administración de un conjunto de espacios y los propietarios o miembros de los espacios, para de esta manera simplificar trámites relacionados con los parqueaderos, pago de administraciones, uso de zonas comunes, entre otros.

En virtud de los flujos de información entre Propietario, Administración del Conjuntos Residenciales, Edificios, Clubes, Oficinas, etc “en adelante LOS ESPACIOS” y LA APLICACIÓN, LA EMPRESA DESARROLLADORA. será el responsable del tratamiento de datos personales, únicamente cuando este decida sobre la destinación y el uso de los datos contenidos en dichas bases de datos, toda vez que es posible que la administración del conjunto de espacios que use los servicios de nuestra aplicación recoja datos personales de manera individual, caso en el cual, será cada entidad responsable del tratamiento de dicha información.

CONTENIDO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DEFINICIONES: A continuación, se relacionan las definiciones y conceptos relevantes para el correcto desarrollo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales:
- Administración del Espacio: Persona natural designada debidamente por los mecanismos existentes en el Reglamento de Propiedad Horizontal, encargada de gestionar el adecuado uso de las zonas comunes, al igual que el encargado de recibir y gestionar los pagos que los propietarios realicen por concepto de administración, garantizando el adecuado uso de los recursos.
- Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
- Datos privados: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Propietario: Persona natural o jurídica que es propietario o arrendatario de un inmueble perteneciente a un conjunto de espacios, y que, por ende, es quien debe gestionar diferentes trámites por medio de la aplicación, tales como pago de administraciones, solicitar uso de zonas y bienes comunes, registrar uso de parqueaderos, entre otros.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para el tratamiento de los datos personales de los titulares que han brindado su consentimiento para el mismo, así como las finalidades de uso, los derechos que le asisten a sus titulares, canales de atención, y procedimientos internos para el tratamiento.
ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de LA APLICACIÓN de propiedad de LA EMPRESA DESARROLLADORA quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales cuando esta decida sobre el tratamiento de la información almacenada en determinadas bases de datos.
Todos los funcionarios, contratistas y terceros que tengan relación con LA APLICACIÓN y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre: ESPPACIO S.A.S.
NIT: 901.792.808-1
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LA APLICACIÓN realiza la recolección, recepción, almacenamiento, uso, circulación, uso, procesamiento, compilación, transferencia o transmisión de datos personales con entidades públicas con las que se tiene la obligación de reportar información, o con entes y personas naturales de carácter privado con las cuales se tienen contratos, acuerdos o convenios para que desarrollen actividades de procesamiento de operaciones y trámites de administración de conjuntos de espacios por medio de la aplicación LA APLICACIÓN.
El tratamiento específico para cada base de datos personales debe ser definido, autorizado previamente, registrado y comunicado al titular de la información.
FINALIDADES ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
A continuación se desarrolla cada base de datos existente en nuestro archivo, junto con las finalidades que tiene la recolección los datos contenidos en cada una de ellas:
1. BASE DE DATOS: TRABAJADORES.
  LA APLICACIÓN realiza el tratamiento de la información personal de los trabajadores y su núcleo familiar con la finalidad principal de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. De dicha finalidad general se desprenden las siguientes finalidades específicas:
  - Pago de salarios y obligaciones como empleador, tales como afiliaciones, aportes a seguridad social, cajas de compensación tanto de empleados y sus familiares.
  - Control de novedades laborales tales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.
  - Realización y control de asistencia del personal a capacitaciones.
  - Expedición de certificaciones laborales.
2. BASE DE DATOS: USUARIOS
  LA APLICACIÓN realiza el tratamiento de la información personal de los Propietarios de bienes inmuebles pertenecientes a conjuntos de espacios administrables, con la finalidad principal de cumplir con las obligaciones que emanan de las relaciones de tales propietarios con la administración del conjunto de espacios. De dicha finalidad general se desprenden las siguientes finalidades específicas:
  - Gestión de acceso y seguridad
  - Administración de servicios comunes
  - Comunicación y notificaciones
  - Facturación y gestión de pagos
  - Cumplimiento normativo y legal
  - Resolución de conflictos y reclamaciones
  - Mantenimiento de la propiedad
  - Seguimiento de seguridad y salud
  - Mejora de calidad de vida
3. BASE DE DATOS: ADMINISTRACIONES DE ESPACIOS
  LA APLICACIÓN realiza el tratamiento de la información personal de los Propietarios de bienes inmuebles pertenecientes a conjunto de espacios, con la finalidad principal de cumplir con las obligaciones que emanan de las relaciones de tales propietarios con la administración del conjunto de espacios. De dicha finalidad general se desprenden las siguientes finalidades específicas:
  - Gestión de acceso y seguridad
  - Administración de servicios comunes
  - Comunicación y notificaciones entre la administración del conjunto de espacios y los propietarios.
  - Reservas y planificación.
  - Facturación y gestión de pagos.
  - Seguimiento de seguridad y salud
  - Mantenimiento predictivo
  - Gestión de quejas y sugerencias
  - Mejora de la experiencia del usuario.
4. BASE DE DATOS: CLIENTES POTENCIALES
  LA APLICACIÓN realiza el tratamiento de la información personal de los clientes potenciales con la finalidad principal de enviar publicidad sobre los servicios que se prestan a través de la pasarle a de pagos a los clientes que nos han otorgado su autorización para el tratamiento de su información a través de cualquiera de nuestros canales: (página web, telefónicamente, correo electrónico, etc). De dicha finalidad general se desprenden las siguientes finalidades específicas:
  - Llevar información comercial a clientes y potenciales clientes, en relación con los servicios y promociones de la pasarela de pagos, o de la aplicación ESPPACIO a través de diferentes canales, tales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto, correo electrónico y redes sociales.
  - Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias por parte de los potenciales clientes.
  - Gestión de requerimientos externos por parte de alguna entidad jurisdiccional de orden público nacional o territorial.
  - Almacenar cookies y datos de navegación, para poder enviar publicidad acorde a las necesidades de cada cliente.
5. BASE DE DATOS: USUARIOS
  LA APLICACIÓN realiza el tratamiento de la información personal de los usuarios con la finalidad principal de realizar un adecuado seguimiento al cumplimiento de las obligaciones con nuestros usuarios, y recaudo de información necesaria para la adecuada ejecución de nuestra labor. De dicha finalidad general se desprenden las siguientes finalidades específicas:
  - Llevar información comercial a usuarios y suscriptores, en relación con servicios y promociones de la pasarela de pagos, y de la aplicación LA APLICACIÓN, a través de diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su celular, correo electrónico y redes sociales.
  - Atención de PQRS de los clientes.
  - Gestión de requerimientos internos para la prestación del servicio.
  - Gestión de requerimientos externos por parte de alguna entidad jurisdiccional o del orden público nacional o territorial.
  - Tareas de fidelización de la clientela.
DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
LA APLICACIÓN cuenta con el Departamento de Protección de Datos Personales, el cual se encargará de resolver las solicitudes de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos personales a través de los canales que se mencionan a continuación:
Correo Electrónico: comercial@esppacio.com
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
Para facilitar el ejercicio de los derechos que establece la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales, LA APLICACIÓN pone a disposición de los titulares, causahabientes, representantes y/o apoderados de los mismos, los distintos mecanismos a través de los cuales se puedan ejercer los derechos sobre los datos personales a través de los cuales se realiza tratamiento.
1. DERECHO DE ACCESO
  El derecho de acceso permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, sin necesidad de justificación alguna, lo cual permite que el titular del dato personal pueda controlar por sí mismo el uso que se hace de sus datos personales, y en particular, el derecho a obtener información sobre si están siendo objeto de tratamiento y, en su caso, la finalidad del mismo, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismas.
  En caso de que se actúe como causahabientes, representante y/o apoderado, deberá aportarse, además del documento de identidad, un documento que acredite tal calidad.
  La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de protección de datos, se solicitará al interesado la subsanación de los mismos, con el fin de atender su derecho de acceso.
2. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN
  El titular, sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que son objeto de tratamiento por parte de LA APLICACIÓN debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo.
  La solicitud de reclamo debe ser dirigida a LA APLICACIÓN a través de cualquiera de los canales dispuestos en la presente política de tratamiento de datos personales, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer como prueba. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  El beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere inexactos o incompletos, debiendo aportar a tal efecto los documentos que avalen su pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o inexactos. Igualmente, el beneficiario puede solicitar la modificación o actualización de sus datos en nuestras bases de datos.
3. DERECHO DE SUPRESIÓN DE DATOS
  El titular de los datos personales, sus causahabientes o apoderado, tiene el derecho de solicitar la supresión de sus datos personales contenidos en nuestras bases de datos a LA APLICACIÓN cuando se cumpla cualquiera de los siguientes eventos:
  - Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  - Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  - Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
  Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ESPPACIO. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y, en consecuencia, el responsable del tratamiento podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
  - El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  - La eliminación de datos obstruya actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  - Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
DEBERES DEL RESPONSABLE Y LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
ESPPACIO, al igual que las administraciones de conjunto de espacios, y cualquier sujeto con acceso a nuestras bases de datos, tiene el deber de:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, garantizando su confidencialidad e integridad.
- Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario. Y rectificar la información cuando esta sea incorrecta.
- Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de la información.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Todas las responsabilidades señaladas en el artículo 17 y artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Protección de Datos personales ha sido aprobada y adoptada por parte de LA APLICACIÓN el día 01 de enero de 2024 y su vigencia inicia desde el momento de su aprobación.